SISTEM KEARSIPAN

Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang menjadi bukti suatu keterangan keluarga, perusahaan, masyarakat, maupun bangsa

sedang kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun pribadi yang mencakup penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran, maupun pemusnahan surat menyurat maupun warkat lainnya.

Komponen-komponen Arsip :

            Penyimpanan arsip, yaitu terdiri dari sarana, prasarana, dan pegawai

           Perawatan, yaitu tentang keawetan buku, apakah aman dari pencurian, dan juga   tata ruang

      . .  Klasifikasi

        .  Pengeluaran arsip, yaitu terdiri dari peminjaman dan pengembalian

 

        Bentuk Bentuk Arsip :

Menurut besar frekuensi pengeluarannya, arsip dapat dibedakan :

A. Arsip aktif, yaitu frekuensinya yang dalam waktu tertentu misalnya dalam jangka waktu satu tahun pengeluaran arsip tersebut lebih kurang 10 kali.

B. Arsip inaktif, yaitu frekuensi pengeluaran arsip tersebut selama 3 tahun sama sekali tidak pernah dikeluarkan.

Sedangkan dalam Undang-undang No.7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan dapat dibedakan :

A. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

B. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.

    Fungsi Arsip dalam Manajemen Perkantoran :

a. Sebagai bahan keterangan bagi segenap anggota organisasi untuk kelancaran tugas masing-masing.

b. Sebagai bahan untuk mengorganisasian pekerjaan kantor.

c.  Sebagai sumber data bagi pimpinan untuk melihat hasil pekerjaan masa lampau.

d. Sebagai alat untuk memberikan keterangan penting tentang organisasi kepada semua pihak, sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku.

e. Sebagai alat untuk mengambil keputusan bagi seorang pimpinan dalam kebijaksanaan organisasi.

f. Sebagai bahan pertimbangan untuk rencana selanjutnya bagi organisasi yang bersangkutan.

Sistem Penyimpanan Arsip :

Sistem penyimpanan arsip dimaksudkan agar warkat atau catatan dapat terjaga keamanannya dan apabila diperlukan mudah ditemukan kembali. Klasifikasi atau penggolongan sistem penyimpanan arsip diantaranya :

a)      Sistem Abjad (alphabetic Filling)

Penyimpanan ini berdasarkan atas urutan abjad dengan pemberian kode warkat atau surat yang akan disimpan dalam arsip mulai dari abjad A-Z. Kode abjad diindeks dari nama orang, organisasi, atau badan lain yang sejenis.

b)      Sistem Pokok Soal (subject Filling)

Penyimpanan arsip didasarkan atas perihal surat (pokok soal isi surat). Dalam penyelenggaraan sistem ini perlu ditentukan lebih dahulu masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah tersebut dibedakan sebagai kegiatan utama, kegiatan pembantu dan kegiatan-kegiatan lanjutan.

c)      Sistem Tanggal (Kronologis)

Sistem tanggal merupakan penyimpanan arsip yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat tersebut. Untuk surat-surat masuk sering penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat keluar arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.

d)     Sistem Nomor (Numeric Filling)

Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan bahwa arsip-arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka. Dan perlu diperhatikan bahwa dengan nomor ini sebagai kode penyimpanan, jangan disamakan dengan nomor surat. Jadi nomor surat jangan diidentikan dengan nomor kode penyimpanan arsip.

e)      Sistem Wilayah (Geographic Filling)

Sistem wilayah merupakan penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu. Dalam hal ini dapat mengelompokkannya didasarkan atas pembagian pulau-pulau , provinsi, kota\ atau menurut tingkat kecamatan dan kelurahan.