SISTEM PERENCANAAN DI PERGURUAN TINGGI

                       Sistem perencanaan SP4 merupakan sistem penganggaran melalui penerapan Sistem Perencanaan, Penyusun Program dan Penganggaran (SP4). Sistem ini diusahakan oleh pemerintah dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas pendidikan di Perguruan Tinggi.Penerapan sistem perencanaan ini sangat penting untuk Perguruan Tinggi. Sebab, Perguruan Tinggi merupakan salah satu wadah yang besar untuk proses penyelenggaraan pendidikan

Unsur-unsur SP4

1.         Siklus

            Siklus dapat digambarkan sebagai perputaran kegiatan secara berkesinambungan. Sp4 memiliki siklus yang mengatur seluruh aturan dan jadwal kegiatan administrasi pembangunan atau rutin pendidikan tinggi yang telah disesuaikan dengan siklus administrasi pembangunan atau rutin Departemen Pendidikan Nasional yang menggunakan mekanisme daftar usulan proyek dan daftar isian proyek (DUP&DIP) serta daftar usulan kegiatan dan daftar isian kegiatan (DUK&DIK). Dalam penyusunan siklus sp4 terdapat beberapa prinsip yang diperhatikan, diantaranya:

•           Siklus dapat menjamin arus informasi dan pendapat dari bawah ke atas

•           Siklus ini hendaknya dapat mengakomodasikan usaha untuk mewujudkan kesinambungan anatar kegiatan pembangunan yang telah dijalankan dan kegiatan pembangunan yang direncanakan, baik rencana jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang

•           Siklus sp4 ini, hendaknya sinkron dengan “siklus” kegiatan perencanaan Departemen Pendidikan Nasional

2.         Struktur program dan kegiatan

            Dimana semua rencana dan program pembangunan yang diajukan untuk menanggulangi sesuatu masalah tertentu harus dapat ditampung dalam struktur yang telah disepakati.

3.         Sistem informasi

            sistem informasi merupakan bagian integral dari SP4, yang terdiri dari dokumen-dokumen: (a) anggaran pembangunan: pengarahan perencanaan program, memo program koordinatif; konsep program operasional; usulan program; memo keuangan; daftar usulan proyek; daftar isian atau proyek pertunjukan operasional. (b) anggaran rutin, pengarahan perencanaan kegiatan; memo program koordinatif; proyeksi angggaran rutin; usulan anggaran rutin; memo keuangan; daftar usulan kegiatan atau pra DIK; daftar isian kegiatan (Depdiknas, 2002).

Karakteristik SP4

1.         Penggunaan pendekatan sistem dalam perencanaan. Pendekatan sistem ini dikatakan sebagai metoda ilmiah di dalam usaha untuk memcahkan masalah dengan menerapkan kebiasaan berfikir mengenai sebab terjadinya suatu hal memandang suatu benda dan peristiwa-peristiwa yang terjadi

2.         Berorientasi kepada output. Output merupakn sasaran yang hendak dicapai dalam pelaksanaan suatu kegiatan organisasi. Oleh sebab itu SP4 selalu berorientasi kepada tujuan dalam segala bentuk program dan kegiatan yang akan dilaksanakan.

3.         Bekerja berdasarkan Struktur Program/Kegiatan yang baku. Bekerja berdasarkan Struktur Program/Kegiatan yang baku dapat mengarahkan perencana kepada penyusunan program dan kegiatan secara efektif dan efisien karena kegiatan dapat diukur dan diperkirakan pencapaiannya dengan tepat.

4.         Kesinambungan antara Otonomi dan Pengarahan. Sesuai dengan kebijakan pemerintah menjadikan perguruan tinggi sebagai BHMN lebih menekankan pada otonomi perguruan tinggi untuk mengelola semua sumberdaya yang ada sesuai dengan kemampuan dan fasilitas yang dimilikinya. Salah satu segi perencanaan yang paling diperhatikan dalam SP4 adalah kesinambungan anatar otomnomi perguruan tinggi dan program yang ditawarkan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Sistem tersebut dapat berlangsung dengan adanya sistem informasi manajemen yang tepat.

5.         Bekerja dengan Rencana Menggelinding (Rolling Plan)

Bertujuan agar semua kebutuhan yang ada disetiap unit yang ada diperguruan tinggi dapat dipenuhi.

6.         Pendekatan Fungsional. Penggunaan SP4 melihat suatu masalah mulai dari fungsi-fungsi yang ada diperguruan tinggi, yaitu masing-masing unit-unit yang ada harus dapat menganalisis kebutuhan yang dimilikinya.

Stoner melihat bahwa perencanaan anggaran dalam organisasi sebagai kegiatan pembuat kebijakan,di antaranya:

1.   responsibility center

sebagai pusat tanggung jawab dimana fungsi organisasi bertanggungjawab atas segala aktivitasnya.

2.   Revenue center atau dikenal dengan pusat pendapatan,

unit organisasi hasilnya diukur dalam bentuk uang tetapi tidak langsung dibandingkan dengan biaya input.

3.   Expense center yang dinamakan dengan pusat pengeluaran atau pusat biaya

unit organisasi seperti bagian administrasi, jasa dan penelitan inputnya dapat diukur dalam bentuk uang, akan tetapi outputnya tidak.

4.   Profit center, atau dikenal dengan pusat laba

unit organisasi tempat bekerja diukur dengan melihat perbedaan antara pendapatan dengan pengeluaran.

5.   Investment center, yang dikenal dengan pusat investasi

orgaisasi mengukur nilai uang dari input dan output serta membandingkan output dengan aset yang dipergunakan untuk proses produksi.

Pelaksanaan organisasi yang menggunakan metode anggaran pendapatan dan belanja dapat dimulai dari penyusunan anggaran yang menggunakan bermacam-macam prosedur.Sistem penyusunan anggaran diklasifikasikan sebagai berikut:

·        bentuk top down atau dari atas ke bawah,

merupakan kebijakan penyusunan anggaran dalam bentuk sentralisasi,yaitu penyusunan anggaran yang menetapkan batas biaya tertinggi dari anggaran organisasi.

·        bottom up atau penyusunan dari bawah ke atas,

yang dimulai dari unit terkecil dari organisasi, biasanya penyusunan anggaran seperti ini dikenal dengan sistem desentralisasi.

Penyusunan anggaran dapat dilakukan dengan menggabungkan sistem sentralisasi dan sistem desentralisasi yang dikenal dengan sistem maxing. Dalam melaksanakan penanganan perguruan tinggi, salah satu ukuran keberhasilannya ialah terletak pada tingkat kemampuan mengimplementasikan SP4, secara efisien dan efektif.