Pendekatan Sistem dalam Proses Manajemen Pendidikan

A. Definisi Konseptual

·        Pendekatan sistem adalah kebutuhan menseleksi masalah, menyusun identifikasi persyaratan solusi masalah, membuat beberapa alternatif solusi, mengevaluasi hasil, merevisi persyaratan pada sebagian atau seluruh sistem terkait dengan keterbatasan memenuhi kebutuhan.

·        Manajemen pendidikan adalah kegiatan mengatur sedemikian rupa dari awal hingga akhir sebuah proses pendidikan

Jadi dapat dikatakan bahwa pendekatan sistem dalam proses manajemen pendidikan merupakan alat untuk perencanaan pendidikan termasuk penilaian dan analisis sistem pendidikan.

B. Sistem Perencanaan

Serangkaian tindakan yang utamanya terdiri dari tujuan dan sasaran yang disusun untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Pendekatan Sistem Pendidikan terdiri dari Proses: 

1.     Seperangkat tujuan dan sasaran

2.     Menentukan kondisi

3.     Membuat standar

4.     Mensintesa bermacam alternatif pemecahan masalah

5.     Membuat anggaran

6.     Memilih alternatif

7.     Mengorganisasi rencana

8.     Mengadakan evaluasi

Langkah-langkah dalam perencanaan adalah sebagai berikut:

1.     Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai;

2.     Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan;

3.     Masalah-masalah atau informasi-informasi yang diperlukan;

4.     Menentukan tahap-tahap atau rangkaian tindakan;

5.     Merumuskan bagaimana masalah-masalah tersebut akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan pekerjaan itu harus diselesaikan;

6.     Menentukan siapa yang akan melakukan dan apa yang mempengaruhi pelaksanaan tindakan tersebut;

7.     Menentukan cara bagaimana mengadakan perubahan dalam penyusunan rencana

C.Analisis Sistem Organisasi

Analisis sistem merupakan proses "sistem memilih" untuk pemecahan masalah secara ilmiah dan interdisipliner.

Analisis sistem meliputi :

1.     Dekomposisi sistem atau membagi sistem menjadi bagian-bagian, dan

2.     Sintesis sistem yang dihasilkan menjadi sistem keseluruhan. Yang penting disini adalah komponen-komponen, fungsi-fungsi, kegiatan-kegiatan dan hubungan serta restrukturisasi kesemuanya ini didasarkan atas analisa ilmiah. Oleh karena itu fokusnya adalah

a.     hasil atau kualitas

b.     evaluasi keluar menurut ukuran tujuan-tujuan sistem dan

c.      umpan balik berikutnya terhadap sistem.

D. Analisis Sistem dalam Organisasi :

a)    Dekomposisi

Untuk menganalisa dan memahami secara menyeluruh sebuah sistem yang besar, biasanya dibutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk mempermudah pekerjaan itu dibutuhkan sistem dekomposisi. Dekomposisi adalah pembagian sistem kedalam komponen – komponen yang lebih kecil (subsistem). Dekomposisi memiliki beberapa keuntungan :

a.     Analisis menjadi lebih mudah menmengatur dan menganalisa setiap subsistem secara lebih detail.

b.     Pada pengembangan sistem, sistem bisa di dekomposisi menjadi beberapa modul.

Modul sistem terdiri dari empat elemen subsistem yaitu : masukan, pengolahan, keluaran dan umpan balik[1]

b)    Modularitas

Konsep modularitas berhubungan dengan dekomposisi. Pada saat melakukan dekomposisi, diharapkan sistem yang besar terbagi menjadi subsiste, - subsistem yang relatif sama ukurannya. Dengan modul – modul ini maka beban kerja mengembangkan sistem bisa didistribusikan secara merata pada semua sumber daya yang ada. Pengembangan sistem jadi lebih sederhana karena hanya terfokus pada satu modul terlebih dahulu, baru dilakukan integrasi antar modul.

c)    Coupling

Dari modul –modul yang kita peroleh, kadang – kadang ditemukan beberapa modul yang memiliki ketergantungan dengan modul yang lain. Pada kasus seperti ini, modul – modul yang saling bergantung harus dipasangkan (di-couple). Dengan cara ini bisa diketahui modul yang bisa bekerja secara independen dan modul – modul yang harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum modul yang lain bisa bekerja.

d)    Kohesi

Dari proses coupling antar modul, kita bisa dapatkan kelompok – kelompok modul dengan karakteristik yang hampir sama. Disini muncul konsep kohesi dimana kelompok modul itu harus dianalisis bersama – sama dengan kelompok modul yang saling berkohesi.

E.   Analis Sistem

Analisis sistem merupakan pekerjaan yang bertugas menganalisis suatu sistem yang berlaku dalam suatu organisasi.

Tugas utama dari seorang analis sistem adalah menentukan bentuk sistem yang akan dibangun nantinya. Keputusan ini tidak mudah. Kesalahan menentukan format sistem yang akan dibangun akan berakibat pada gagalnya proyek yang dikerjakan. Oleh sebab itu seorang analis sistem yang sukses harus memiliki dan dibekali dengan bebrapa keahlian spesifik, seperti :

1.    Keahlian Analisis

Keahlian analisis diperlukan untuk memahami organisasi yang memerlukan sistem informasi yang akan dibangun. Keahlian analisis digunakan untuk memetakan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan klien yang bisa diselesaikan dengan sistem informasi dan yang tidak. Kemampuan analisis juga diperlukan untuk memecahkan masalah yang telah ditemukan.

2.    Keahlian Teknis

Salah satu tugas analis sistem adalah membuat laporan mengenai hasil analisanya, untuk itulah kemampuan mengoperasikan komputer sangat diperlukan. Seorang analis sistem dituntut untuk mengenal dan menguasai perangkat lunak maupun perangkat keras terbaru, serta mengetahui keunggulan maupun batasan dari teknologi – teknologi tersebut. Hal ini akan sangat membantu analis dalam memilih teknologi yang tepat untuk keperluan klien yang sangat spesifik. Keahlian teknis dapat diperoleh dari pendidikan formal, pelatihan khusus, maupun jam terbang yang lama dalam mengembangkan sistem informasi.

3.    Keahlian Manajerial

Salah satu tugas analis sistem adalah menjadi tangan kanan manajer sistem informasi dalam mengatur sumber daya proyek yang berskala kecil. Analis sistem bertanggung jawab mengatur sumber daya yang di bawah kendalinya, seperti programer dan teknisi. Pengalokasian tugas yang tepat sangat berpengaruh pada cepat lambatnya penyelesaian proyek. Analis sistem juga harus memprediksi resiko dan perubahan faktor – faktor eksternal seperti kenaikan harga perangkat keras, perubahan kebutuhan klien, munculnya produk pesaing dan lain – lain.

4.    Interpersonal Skill

Keahlian dalam berkomunikasi dengan orang lain.Karena,keahlian ini diperlukan untuk menjaring informasi.

Adapun hal – hal tanggung jawab dari seorang analis sistem meliputi :

a.    Pengambilan data yang efektif dari sumber bisnis

b.    Aliran data menuju ke komputer

c.    Pemrosesan dan penyimpanan data dengan komputer

d.    Aliran dari informasi yang berguna kembali ke proses bisnis dan penggunanya.

F. Tanggung Jawab Manajer

1. Mengembangkan sistem

2. Melindungi sistem

3. Mengarahkan sistem

G. Model Sibernetika

1.     Sibernetika adalah bidang studi yang tujuannya untuk memahami dan menentukan fungsi dan proses dari sistem yang memiliki tujuan dan yang berpartisipasi dalam lingkaran rantai sebab akibat yang bergerak dari aksi/tindakan menuju ke penginderaan lalu membandingkan dengan tujuan yang diinginkan, dan kembali lagi kepada tindakan.

2.     Sibernetika menganilasi desain dan fungsi dari sistem apapun dengan tujuan untuk membuatnya menjadi lebih efisien dan efektif.