MENENTUKAN KEBUTUHAN PENDIDIKAN

Pedoman Penetapan Kebutuhan

Penetapan kebutuhan mempunyai tiga karakteristik sebagai berikut :

1.  Data mesti aktual dan berhubungan dengan manusia yang terjadi sekarang maupun yang akan datang.

2.  Kebutuhan itu tidak akan habis-habisnya: kita harus menyadari setiap kebutuhan tersebut merupakan sesuatu kenyataan yang harus dipenuhi.

3.  Ketidaksesuaian dapat ditinjau dari hasil atau tingkah laku nyata (akhir), dan tidak di tinjau dari proses (maksud).

            Sehubungan dengan penetapan kebutuhan pendidikan kita harus memasukan hal-hal timbal balik yang berhubungan dengan pendidikan untuk memperoleh pendidikan yang berhasil, yaitu: siswa, orang tua dan masyarakat, para pendidik (pelaksanaan proses pendidikan). Semua hal yang dilakukan dalam penempatan kebutuhan jangan menyimpang dari prinsip-prinsip perencanaan pendidikan.

Setelah kebutuhan ditentukan, selanjutnya diurutkan menurut tingkat kepentingannya, dengan cara menganalisa masing-masing kebutuhan sesuai dengan manfaat dari prioritas pencapaiannya. Penentuan prioritas ini adalah penting yang didasarkan waktu dan biaya pada setiap kebutuhan dalam kegiatan pendidikan dengan mempertimbangkan sumber-sumber dan dana harus dialokasikan sesuai dengan prioritas dan hasil.

Penggunaan Beberapa Model Lainnya

1.         Model Sweigert

Penetapan kebutuhan secara rinci sebagai langkah dalam pemecahan masalah pendidikan. Sweigert mengusulkan karakteristik untuk menetapkan suatu kebutuhan:

a.     Terpusat pada kebutuhan siswa;

b.     Mengidentifikasi pencapaian kelompok siswa;

c.      Kriteria untuk mengevaluasi kemajuan terhadap kebutuhan;

d.     Kebutuhan yang kritis;

e.     Ukuran penetapan dan,

f.       Penemuan komitmen secara umum.

2.         Model Stafflebean

Mengusulkan beberapa pertimbangan oleh pendidik dalam menentukan kebutuhan, diantaranya:

a.     Kontek evaulasi, analisis secara teratur dari sebuah bendanya;

b.     Masukan evaluasi belajar dan dari fasilitas, pegawai, pelayanan;

c.      Proses evaluasi dan urutan kondisi dalam program dan,

d.     Evaluasi dan perubahan yang diharapkan.

Analisis Sistem

A. Definisis Analisis Sistem

Analisis sistem adalah kunci yang digunakan perencanaan dalam proses pemecahan masalah, ini direncanakan untuk menentukan apa yang dapat dijalankan untuk perencanaan sistem dan direncanakan dengan analisis kebutuhan dan mengidentifikasi alternative yang mungkin dilaksanakan. Analisis site mini meliputi (1) kesadaran akan adanya suatu masalah, (2) identifikasi berbagai alternative, (3) analisis dan sintesis dari berbagai factor, (4) penentuan suatu cara pemecahan masalah yang optimal atau sekurang-kurangnya lebih baik dan (5) program kegiatan

Menurut Winardi, pada langkah awal seorang analisis harus memahami dan mengerti mengapa ia menggunakan analisis sistem dan tentunya dilandasi oleh beberapa alasan, diantaranya adalah sebagai berikut

1.    Penggunaan analisis sistem sebagai alat untuk memecahkan masalah organisasi yang berhubungan dengan penetapan waktu, peramalan, kontrol persediaan yang perlu diperbaiki

2.    Penggunaan analisis sistem karena adalanya penerapan peraturan baru dalam organisasi, seperti; undang-undang baru, praktek akunting baru

3.    Penggunaan analisis sistem karena adanya keinginan untuk mengimplementasikan sebuah ide baru, teknologi baru maupun teknik baru dalam organisasi, seperti; OCR (optical character recognition) untuk mencatatat pesanan-pesanan para langganan yang menyebabkan terjadinya sistem baru dalam organisasi

4.    Analisis sistem dapat digunakan karena adanya suatu keinginan untuk menemukan cara yang lebih baik dalam melakukan suatu pekerjaan.

B. Bagian Analisis Sistem

        Tahap analisis sebuah sistem dilakukan setelah tahap perencaanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tugas utama dari proses analisis sistem meliputi

-       Menentukan ruang lingkup sistem

-       Mengumpulkan fakta

-       Menganalisis fakta

-       Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem

Dalam tahap analisa sistem terdapat juga langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem, yaitu

-       Identifity, mengidentifikasi masalah

-       Understand, memahami kerja dari sistem yang ada

-       Analyze, menganalisis sistem

-       Report, membuat laporan dari hasil analisis

Analisis sistem sebagai alat untuk menentukan kebutuhan dan menjelaskan dari mana saja, kemana kita harus mencapai analisa misi, analisa fungsi, analisa tugas, dan analisa metode. Keempatnya membantu kita untuk memastikan apa yang akan dilakukan untuk menemukan kebutuhan

1.    Analisis Misi, analisis misi menghasilkan tujuan dan kebutuhan yang dapat diukur pencapaian hasil sistem. Contoh analisis misi dalam perencanaan pendidikan, diantaranya yaitu peningkatan pemerataan dan perluasan kesempatan untuk memperoleh pendidikan yang bersamaan dengan peningkatan mutu, pengembangan wawasan persaingan dan keunggulan

2.    Analisis Fungsi, yaitu proses pemecahan sesuatu kedalam beberapa bagian komponen untuk diidentifikasi dan mengetahui kontribusi masing-masing komponen dalam mencapai suatu tujuan. Seorang perencana harus memulai dan melakukan identifikasi tentang apa produk yang diinginkan dalam profil misi apa yang harus diselesaikan dalam profil tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang diinginkan

3.    Analisis Tugas, yaitu proses menganalisa bagaimana manusia melaksanakan tugas, apa saja yang harus dilakukan, peralatan yang digunakan, dan hal-hal apa saja yang perlu diketahui. Contoh penerapan analisis tugas dalam sistem perencanaan pendidikan dimulai dari kegiatan mengidentifikasi dan menentukan kebutuhan pendidikan, menentukan masalah, menentukan langkah pemecahan masalah, menentukan stategi serta memilih alternative untuk memecahkan masalah

4.    Analisis Metode, diperlukan setelah analisis misi, fungsi, dan analisis tugas yang lengkap atau ini dapat dilaksanakan secara pararel dengan masing-masingnya. Contoh dalam analisis metode pendidikan, yaitu merancang serta mengorganisasikan proses pembelajaran yang efektif, efisien serta bermakna

Kemudian ada lima hal yang dapat dihasilkan dari proses analisis sistem, yaitu:

1. Sistem pekerjaan dihentikan

2. Sistem pekerjaan ditunda

3. Sistem pekerjaan diganti atau dimodifikasi

4. Sistem pekerjaan dilakukan dengan syarat

5. Sistem pekerjaan dilanjutkan tanpa syarat

C. Ruang Lingkup Analisis Sistem

        Ruang lingkup dari analisis sistem dapat berbeda dipandang dari sudut jangka waktu, kompleksitas dan biaya untuk melaksanakannya. Oleh karena itu, ruang lingkup dari analisis sistem dapat berbeda dipandang dari sudut jangka waktu-waktu tertentu untuk menghadapi factor-faktor pembatasan waktu dan biaya. Sebuah kreterium penting, yang sangat mempengaruhi ruang lingkup analisis sistem adalah filsafat sistem yang digunakan dan dianut oleh organisasi yang bersangkutan. Ada beberapa filosofis yang mesti dihayati dalam menggunakan berpikir sistem, diantaranya adalah sebagai berikut

1.     Dasar pemikiran dari berpikir sistem adalah logika sistem

2.     penggunaan konsep sistem akan terbukti berguna jika digabungkan dengan usaha-usaha untuk investigasi

3.    Mendukung sepenuh hari pendapat dari Philip dan Mosher, bahwa berpikir sistem tidak mempunyai sejarah yang jelas, sehingga keberadaan berpikir sistem merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sejarah ilmu pengetahuan secara umum

4.    Sebagian orang tidak setuju bahwa berpikir sistem yang gagal disebut sebagai teori ilmiah karena gagal mendefinisikan secara tegas apa itu sistem

5.    Pendekatan sistem tidak efisien

6.    Doktrin dari berpikir sistem didasarkan pada latar belakang ilmiah yang mantap, dan bukan berdasarkan pendapat tahayul-metafisika

SISTEM PERENCANAAN DI PERGURUAN TINGGI

                       Sistem perencanaan SP4 merupakan sistem penganggaran melalui penerapan Sistem Perencanaan, Penyusun Program dan Penganggaran (SP4). Sistem ini diusahakan oleh pemerintah dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas pendidikan di Perguruan Tinggi.Penerapan sistem perencanaan ini sangat penting untuk Perguruan Tinggi. Sebab, Perguruan Tinggi merupakan salah satu wadah yang besar untuk proses penyelenggaraan pendidikan

Unsur-unsur SP4

1.         Siklus

            Siklus dapat digambarkan sebagai perputaran kegiatan secara berkesinambungan. Sp4 memiliki siklus yang mengatur seluruh aturan dan jadwal kegiatan administrasi pembangunan atau rutin pendidikan tinggi yang telah disesuaikan dengan siklus administrasi pembangunan atau rutin Departemen Pendidikan Nasional yang menggunakan mekanisme daftar usulan proyek dan daftar isian proyek (DUP&DIP) serta daftar usulan kegiatan dan daftar isian kegiatan (DUK&DIK). Dalam penyusunan siklus sp4 terdapat beberapa prinsip yang diperhatikan, diantaranya:

•           Siklus dapat menjamin arus informasi dan pendapat dari bawah ke atas

•           Siklus ini hendaknya dapat mengakomodasikan usaha untuk mewujudkan kesinambungan anatar kegiatan pembangunan yang telah dijalankan dan kegiatan pembangunan yang direncanakan, baik rencana jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang

•           Siklus sp4 ini, hendaknya sinkron dengan “siklus” kegiatan perencanaan Departemen Pendidikan Nasional

2.         Struktur program dan kegiatan

            Dimana semua rencana dan program pembangunan yang diajukan untuk menanggulangi sesuatu masalah tertentu harus dapat ditampung dalam struktur yang telah disepakati.

3.         Sistem informasi

            sistem informasi merupakan bagian integral dari SP4, yang terdiri dari dokumen-dokumen: (a) anggaran pembangunan: pengarahan perencanaan program, memo program koordinatif; konsep program operasional; usulan program; memo keuangan; daftar usulan proyek; daftar isian atau proyek pertunjukan operasional. (b) anggaran rutin, pengarahan perencanaan kegiatan; memo program koordinatif; proyeksi angggaran rutin; usulan anggaran rutin; memo keuangan; daftar usulan kegiatan atau pra DIK; daftar isian kegiatan (Depdiknas, 2002).

Karakteristik SP4

1.         Penggunaan pendekatan sistem dalam perencanaan. Pendekatan sistem ini dikatakan sebagai metoda ilmiah di dalam usaha untuk memcahkan masalah dengan menerapkan kebiasaan berfikir mengenai sebab terjadinya suatu hal memandang suatu benda dan peristiwa-peristiwa yang terjadi

2.         Berorientasi kepada output. Output merupakn sasaran yang hendak dicapai dalam pelaksanaan suatu kegiatan organisasi. Oleh sebab itu SP4 selalu berorientasi kepada tujuan dalam segala bentuk program dan kegiatan yang akan dilaksanakan.

3.         Bekerja berdasarkan Struktur Program/Kegiatan yang baku. Bekerja berdasarkan Struktur Program/Kegiatan yang baku dapat mengarahkan perencana kepada penyusunan program dan kegiatan secara efektif dan efisien karena kegiatan dapat diukur dan diperkirakan pencapaiannya dengan tepat.

4.         Kesinambungan antara Otonomi dan Pengarahan. Sesuai dengan kebijakan pemerintah menjadikan perguruan tinggi sebagai BHMN lebih menekankan pada otonomi perguruan tinggi untuk mengelola semua sumberdaya yang ada sesuai dengan kemampuan dan fasilitas yang dimilikinya. Salah satu segi perencanaan yang paling diperhatikan dalam SP4 adalah kesinambungan anatar otomnomi perguruan tinggi dan program yang ditawarkan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Sistem tersebut dapat berlangsung dengan adanya sistem informasi manajemen yang tepat.

5.         Bekerja dengan Rencana Menggelinding (Rolling Plan)

Bertujuan agar semua kebutuhan yang ada disetiap unit yang ada diperguruan tinggi dapat dipenuhi.

6.         Pendekatan Fungsional. Penggunaan SP4 melihat suatu masalah mulai dari fungsi-fungsi yang ada diperguruan tinggi, yaitu masing-masing unit-unit yang ada harus dapat menganalisis kebutuhan yang dimilikinya.

Stoner melihat bahwa perencanaan anggaran dalam organisasi sebagai kegiatan pembuat kebijakan,di antaranya:

1.   responsibility center

sebagai pusat tanggung jawab dimana fungsi organisasi bertanggungjawab atas segala aktivitasnya.

2.   Revenue center atau dikenal dengan pusat pendapatan,

unit organisasi hasilnya diukur dalam bentuk uang tetapi tidak langsung dibandingkan dengan biaya input.

3.   Expense center yang dinamakan dengan pusat pengeluaran atau pusat biaya

unit organisasi seperti bagian administrasi, jasa dan penelitan inputnya dapat diukur dalam bentuk uang, akan tetapi outputnya tidak.

4.   Profit center, atau dikenal dengan pusat laba

unit organisasi tempat bekerja diukur dengan melihat perbedaan antara pendapatan dengan pengeluaran.

5.   Investment center, yang dikenal dengan pusat investasi

orgaisasi mengukur nilai uang dari input dan output serta membandingkan output dengan aset yang dipergunakan untuk proses produksi.

Pelaksanaan organisasi yang menggunakan metode anggaran pendapatan dan belanja dapat dimulai dari penyusunan anggaran yang menggunakan bermacam-macam prosedur.Sistem penyusunan anggaran diklasifikasikan sebagai berikut:

·        bentuk top down atau dari atas ke bawah,

merupakan kebijakan penyusunan anggaran dalam bentuk sentralisasi,yaitu penyusunan anggaran yang menetapkan batas biaya tertinggi dari anggaran organisasi.

·        bottom up atau penyusunan dari bawah ke atas,

yang dimulai dari unit terkecil dari organisasi, biasanya penyusunan anggaran seperti ini dikenal dengan sistem desentralisasi.

Penyusunan anggaran dapat dilakukan dengan menggabungkan sistem sentralisasi dan sistem desentralisasi yang dikenal dengan sistem maxing. Dalam melaksanakan penanganan perguruan tinggi, salah satu ukuran keberhasilannya ialah terletak pada tingkat kemampuan mengimplementasikan SP4, secara efisien dan efektif.

SISTEM KREDIT DALAM PEMBIAYAAN PENDIDIKAN

Sistem Kredit adalah sitem penyerahan barang, jasa atau uang dari satu pihak (kreditor/pemberi pinjaman) atas dasar kepercayaan kepada pihak lain (debitur/pengutang/borrower) dengan janji membayar dari penerima kredit kepada pemberi kredit pada tanggal yang telah disepakati kedua belah pihak.

Persyaratan pengajuan kredit

Ada beberapa jenis syarat dan inventaris dokumen yang harus dipenuhi oleh siswa atau mahasiswa dalam permohonan kredit diantaranya :

-       Siswa menandatangani dan menyerahkan Surat Penegasan Persetujuan Kredit (SPPK) di atas materai Rp.6000,-.

-          Siswa telah melunasi biaya provisi dan administrasi.

-          Siswa telah menyerahkan surat persetujuan untuk mengadakan hubungan kredit dengan bank.

Sedangkan ditinjau dari

syarat Administratif Perjanjian Kredit

-          Pendirian dan perubahannya atas nama orang tua.

-          Nomor Pokok Wajib Pajak (PBB) atas nama orang tua.

-          Surat Keterangan berdomisili.

-          identitas orang tua siswa atau mahasiswa.

Selanjutnya apabila dilihat alur kerja dalam pencairan kredit dimulai dari diterimanya tindakan SPPK beserta dokumen-dokumennya dari business unit kepada section head dan diteruskan kepada Credit Operation Officer (COO). COO meneliti kelengkapan dokumen dan apabila ternyata dokumen belum lengkap maka COO membuat nota yang ditujukan kepada business unit berisi daftar dokumen-dokumen yang harus diserahkan kepada COO.

Sejalan dengan kegiatan diatas, COO membuat checklist persyaratan penandatanganan dan administratif Perjanjian Kredit dan membuat nota yang ditujukan kepada siswa atau orang tua siswa dengan penunjukan notaris rekanan. Dan selanjutnya siswa atau oarang tua siswa menunjuk notaris yang akan dipakai, maka COO membuat surat penugasan kepada notaris yang bersangkutan untuk membuat draft Perjanjian Kredit dengan melampirkan agunan. Draft tersebut selanjutnya direview oleh COO dan apabila terdapat ketidaksesuaian, maka notaris akan membuat kembali draft PK sampai memenuhi persyaratan. Kemudian draft tersebut akan ditawarkan kepada business unit untuk diteliti lebih lanjut. Apabila siswa atau orang tua siswa tidak memahami sebagian atau seluruh isi dari Perjanjian Kredit tersebut, maka business unit dapat meminta diadakannya legal meeting.

Dalam legal meeting, siswa atau orang tua siswa dapat mengajukan keberatan terhadap persyaratan-persyaratan yang termuat di dalam draft Perjanjian Kredit yang selanjutnya akan didiskusikan kembali oleh pihak-pihak terkait, antara lain business unit, CA serta CRM.

Apabila semua pihak telah menyetujui isi draft Perjanjian Kredit, maka notaris akan membuat Akta Perjanjian Kredit yang nantinya akan ditandatangani oleh pihak debitur dan bank pada saat dilakukannya penendatanganan Perjanjian Kredit. Kemudian COO akan membuat sistem informasi mengenai data siswa, data orang tua siswa, data sekolah, agunan, kredit dan data pengurus, dan selanjutnya data tersebut dikirim kepada seksi reporting yang selanjutnya akan diserahkan kepada booking office.

Sesuatu yang agak meragukan bagi siswa dalam memberikan agunan dalam permohonan kredit. Pada dasarnya agunan tersebut berupa hak milik yang dimiliki orang tua siswa, misalnya tanah, rumah, kendaraan dan lainnya yang memberikan keyakinan kepada pihak bank untuk mempertimbangkan pemberian kredit.

Pemberian kredit adalah pemberian kepercayaan. Hal ini berarti bahwa jasa yang diberikan benar-benar diyakini dapat dikembalikan oleh penerima kredit sesuai dengan waktu dan syarat-syarat yang telah disepakati bersama.

unsur-unsur dalam kredit adalah sebagai berikut :

1. Adanya dua pihak, yaitu pemberi kredit (kreditor) dan penerima kredit (debitur).

2. Adanya kepercayaan pemberi kredit kepada penerima kredit.

3. Adanya persetujuan, berupa kesepakatan antara pihak bank dengan pihak lainnya yang berjanji membayar dari penerima kredit kepada pemberi kredit. Janji membayar tersebut dapat berupa janji lisan ataupun tertulis.

4. Adanya penyerahan barang, jasa atau uang dari pemberi kredit kepada penerima kredit.

5. Adanya unsur waktu.

6. Adanya unsur risiko (degree of risk) baik di pihak pemebri kredit maupun di pihak penerima kredit. Resiko di pihak pemberi kredit adalah risiko gagal bayar (risk of default). Risiko di pihak debitur adalah kecurangan dari pihak kreditor.

7. Adanya unsur bunga sebagai kompensasi kepada pemberi kredit.

pemberian kredit dimaksudkan untuk para siswa dan mahasiswa dalam rangka meningkatkan prestasi dan kesempatan untuk mendapatkan pendidikan dan pekerjaan. di samping itu, pemberian kredit memberikan motivasi kepada siswa dan mahasiswa dalam mengikuti pendidikan di lembaga persekolahan , karena secara ekonomi mereka tidak memikirkan lagi biaya pendidikan. dalam pemberikan kredit, pihak bank membagi beberapa jenis kredit ke dalam 3 aspek utama: Consumers loan, commercial loan, corporate loan. dalam pemberian kresit ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi sehingga dalam pemberian kredit dapat tepat guna dan tepat sasaran.

unsur-unsur dalam kredit harus memenuhi:

kepercayaan

kesepakatan

jangka waktu

resiko

balas jasa

ANALISIS SISTEM UNTUK PENILAIAN KEBUTUHAN

     Sistem analisis penilaian kebutuhan merupakan metode perencanaan yang menggunakan pendekatan sistem. yang tujuan nya menentukkan atau mengetahui kebutuhan melalui analisa-analisa terhadap komponen-komponen baik internal maupun eksternal. Analisis yang dilakukan meliputi analisis organisasi,kerja,dan individu.

Penilaian Kebutuhan (Need Assessment)

Penilaian kebutuhan merupakan suatu proses penilaian yang mebutuhkan tahap pemikiran dengan mengumpulkan dan menganalisis informasi yang didapatkan melalui identifikasi masalah.

           

         Ada 3 kemungkinan yang terjadi pada hasil dari penilaian kebutuhan,sebagai berikut:

1.    Sesuai dengan standar

2.    Tidak sesuai standar,dengan melakukan sistem training

3.    Masalah standar

Pendekatan Penilaian Kebutuhan

Pendekatan sistem yang sering digunakan dalam penilaian kebutuhan adalah menggunakan analisis SWOT yang menggambarkan faktor internal dan eksternal di dalam organisasi.Internal meliputi kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness).Sedangkan,eksternal meliputi peluang (Opportunity)dan ancaman (Threat).

Model Elemen Organisasi

Model ini memusatkan pada komponen organisasi dan sistemnya. Organisasi akan mulai menganalisa kebutuhan dari komponen-komponen sistem yang ada di dalam organisasi,baik komponen internal maupun eksternal.Penilaian kebutuhan didasarkan dalam sebuah organisasi yang baik melayani masyarakat luas.Usaha-usaha organisasi untuk melihat kebutuhan organisasi merupakan strategi yang dimiliki oleh organisasi memenuhi haraoan pelanggan internal(pegawai dan pemimpin) dan pelanggan eksternal(masyarakat,lembaga swasta,pemerintah daerah dan pusat).

            Masukkan dan proses berhubungan dengan organisasi internal(produk dan keluaran berhubungan dengan hasil organisasi).Masukkan dan proses adalah sarana yang digunakan organisasi untuk mencapai hasil.

Model Elemen Perguruan Tinggi

        Model ini memusatkan pada hubungan kurikulum masyarakat perguruan tinggi terhadap kebutuhan masyarakat yang melihat perbedaan apa yang ada dan apa yang seharusnya.

Model ini ada teknik perencanaan untuk pengambilan keputusan yang ditekankan pada:

1.         Membuat rangking kebutuhan

2.         Mengembangkan alternatif rencana yang disesuaikan dengan kebutuhan

3.         Menentukan anggaran,alokasi,kebutuhan prioritas

4.         Memantau keuntungan kebutuhan

5.        Mengembangkan metode yang bersifat dinamis secara terus-menerus untuk melakukan evaluasi

Masing-masing perguruan tinggi telah mengembangkan suatu model dengan menyusun tujuan,analisis manajemen,survey pimpinan,mahasiswa,dan mata kuliah.Perguruan tinggi ingin menawarkan program yang paling relavan dalam sumber daya serta cara yang konsisten  dan dapat memberikan kebutuhan sumber daya yang ada secara optimal.

SISTEM KEARSIPAN

Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang menjadi bukti suatu keterangan keluarga, perusahaan, masyarakat, maupun bangsa

sedang kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun pribadi yang mencakup penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran, maupun pemusnahan surat menyurat maupun warkat lainnya.

Komponen-komponen Arsip :

            Penyimpanan arsip, yaitu terdiri dari sarana, prasarana, dan pegawai

           Perawatan, yaitu tentang keawetan buku, apakah aman dari pencurian, dan juga   tata ruang

      . .  Klasifikasi

        .  Pengeluaran arsip, yaitu terdiri dari peminjaman dan pengembalian

 

        Bentuk Bentuk Arsip :

Menurut besar frekuensi pengeluarannya, arsip dapat dibedakan :

A. Arsip aktif, yaitu frekuensinya yang dalam waktu tertentu misalnya dalam jangka waktu satu tahun pengeluaran arsip tersebut lebih kurang 10 kali.

B. Arsip inaktif, yaitu frekuensi pengeluaran arsip tersebut selama 3 tahun sama sekali tidak pernah dikeluarkan.

Sedangkan dalam Undang-undang No.7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan dapat dibedakan :

A. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

B. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.

    Fungsi Arsip dalam Manajemen Perkantoran :

a. Sebagai bahan keterangan bagi segenap anggota organisasi untuk kelancaran tugas masing-masing.

b. Sebagai bahan untuk mengorganisasian pekerjaan kantor.

c.  Sebagai sumber data bagi pimpinan untuk melihat hasil pekerjaan masa lampau.

d. Sebagai alat untuk memberikan keterangan penting tentang organisasi kepada semua pihak, sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku.

e. Sebagai alat untuk mengambil keputusan bagi seorang pimpinan dalam kebijaksanaan organisasi.

f. Sebagai bahan pertimbangan untuk rencana selanjutnya bagi organisasi yang bersangkutan.

Sistem Penyimpanan Arsip :

Sistem penyimpanan arsip dimaksudkan agar warkat atau catatan dapat terjaga keamanannya dan apabila diperlukan mudah ditemukan kembali. Klasifikasi atau penggolongan sistem penyimpanan arsip diantaranya :

a)      Sistem Abjad (alphabetic Filling)

Penyimpanan ini berdasarkan atas urutan abjad dengan pemberian kode warkat atau surat yang akan disimpan dalam arsip mulai dari abjad A-Z. Kode abjad diindeks dari nama orang, organisasi, atau badan lain yang sejenis.

b)      Sistem Pokok Soal (subject Filling)

Penyimpanan arsip didasarkan atas perihal surat (pokok soal isi surat). Dalam penyelenggaraan sistem ini perlu ditentukan lebih dahulu masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah tersebut dibedakan sebagai kegiatan utama, kegiatan pembantu dan kegiatan-kegiatan lanjutan.

c)      Sistem Tanggal (Kronologis)

Sistem tanggal merupakan penyimpanan arsip yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat tersebut. Untuk surat-surat masuk sering penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat keluar arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.

d)     Sistem Nomor (Numeric Filling)

Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan bahwa arsip-arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka. Dan perlu diperhatikan bahwa dengan nomor ini sebagai kode penyimpanan, jangan disamakan dengan nomor surat. Jadi nomor surat jangan diidentikan dengan nomor kode penyimpanan arsip.

e)      Sistem Wilayah (Geographic Filling)

Sistem wilayah merupakan penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu. Dalam hal ini dapat mengelompokkannya didasarkan atas pembagian pulau-pulau , provinsi, kota\ atau menurut tingkat kecamatan dan kelurahan.

SISTEM DESAIN KERJA

1. Desain Pekerjan

Desain pekerjaan ialah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan,

metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas, dan bagaimana pekerjaan

tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya dalam organisasi

Manfaat desain pekerjaan memiliki tujuan agar : 

·         Efisiensi operasional, produktifitas dan kualitas pelayanan menjadi optimal.

·         Fleksibilitas dan kemampuan melaksanakan proses kerja secara horizontal dan hirarki.

·         Minat, tantangan, dan prestasi menjadi optimal.

·         Tanggung  jawab tim ditetapkan sedemikian rupa, sehingga bisa meningkatkan kerja sama dan efektifitas tim.

·         Integrasi kebutuhan individu karyawan dengan kebutuhan organisasi. 

2.    Mendesain Kembali Pekerjaan (job redesign)

Dapat disimpulkan mendisaign kembali pekerjaan merupakan kegiatan merancang

atau menyusun kembali rencana-rencana yang telah dibuat tentang tugas-tugas dari

pekerjaan para pegawai sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan individu.

Luthans mengemukakan bahwa untuk mendesain kembali pekerjaan dapat

digunakan berbagai cara, antara lain :

1.  Memvariasikan keterampilan

2.  Mengidentifikasi Tugas

3.  Mengsignifikan tugas-tugas

4.  Otonomi pekerjaan

5.  Memberikan umpan balik terhadap pekerjaan sendiri

6. Memberikan umpan terhadap agen-agen 

3.    Pendekatan dan Teknik Desain Kerja (job design)

Friederick Taylor mengemukakan beberapa pendekatan yang dapat digunakan oleh para pimpinan untuk mendesain pekerjaan dan mendesain kembali pekerjaan baik berupa tugas-tugas kelompok maupun individu.

Pendekatan tersebut diantaranya adalah:

1.    Setiap pekerjaan diwujudkan dalam bentuk kegiatan yang berlainan yang selalu dimulai dari awal dan selalu diakhiri dengan baik.

2.    Diusahakan bagaimana para pekerja dapat menganalisa penampilan kerja, maupun gerak gerik mereka dalam bekerja.

3.    Memeriksa beberapa alternative atau cara yang efisien untuk  mengerjakan tugas.

4.    Melatih para pekerja untuk dapat melakukan pekerjaan secara efektif dan efisien.  

4.   Teknik-teknik Mendesain Kerja

Rotasi Kerja (job rotation)

rotasi kerja adalah variasi horizontal atau perpindahan pekerjaan secara horizontal.

Perpindahan pekerjaan secara horizontal dapat diterapkan padahal-hal dasar yang

dirancang ,yakni dengan program latihan dimana para pegawai memerlukan waktu

lebih kurang tiga bulan dalam suatu aktivitas, kemudian baru dilanjutkan dengan 

pekerjaan yang lain. 

Perluasan Kerja (job enlargement)

          Stoner menjelaskan bahwa perluasan pekerjaan dapat menanggulangi ketidakpuasan

pegawai dalam bekerja, dengan cara meningkatkan bidang pekerjaannya, dimana

pekerjaan dikombinasikan sesuai dengan fungsi horizontal dari suatu unit organisasi

Pengayaan kerja (job enrichment) 

Pengayaan kerja berusaha untuk menghilangkan ketidakpuasan kerja dengan

meningkatkan kedalaman pekerjaan. Menurut stoner dalam pengayaan kerja kegiatan-

kegiatan kerja dari suatu bidang vertical dari suatu unit organisasi dikombinasikan 

dalam suatu bentuk pekerjaan ,sehingga pegawai dapat merasakan adanya otonomi

pada pelaksanaan pekerjaan yang lebih besar

Kelompok Kerja

Kelompok kerja dalam suatu organisasi merupakan bentuk kelompok kerja yang dibentuk untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan dalam organisasi, sehingga nantinya dengan kelompok kerja para pegawai dapat melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif sesuai dengan rencana kerja yang telah ditetapkan semula.